メール・チャットで自信を持って自己主張する：関係性を損なわないアサーション
現代のビジネスやプライベートにおいて、メールやチャットといったテキストベースのコミュニケーションは欠かせないツールとなっています。手軽で便利な一方で、非対面であるがゆえの難しさも存在します。相手の表情や声のトーンが分からないため、意図が正確に伝わりにくく、誤解が生じたり、無機質に感じられたりすることがあります。
このようなテキストコミュニケーションの環境で、自分の考えや要望を適切に伝え、あるいは断りの意思を示すことは、対面以上に気を遣う場合があります。「きつい人だと思われたくない」「冷たい印象を与えたくない」といった懸念から、曖昧な表現になったり、逆に強く言いすぎてしまったりすることもあるかもしれません。
そこで役立つのが、「アサーション」という自己表現のスタイルです。アサーションは、相手を尊重しつつ、自分の気持ちや考え、要望を正直かつ率直に表現するコミュニケーション方法です。このアサーションの考え方をテキストコミュニケーションに応用することで、関係性を損なうことなく、明確で誠実なやり取りが可能になります。
テキストコミュニケーションにおけるアサーションの重要性
アサーションの基本的な考え方は、対面でもテキストでも変わりません。それは「自分も相手も大切にする」という相互尊重の精神です。しかし、テキストコミュニケーションにおいては、この尊重の姿勢を言葉遣いや表現方法でより意識的に示す必要があります。
なぜなら、テキストは感情やニュアンスが伝わりにくいため、意図せず攻撃的になったり、冷たく受け取られたりするリスクがあるからです。アサーションを用いることで、単に情報を伝えるだけでなく、そこに含まれる配慮や誠実さを相手に伝えることができます。これにより、テキストであっても信頼関係を維持・構築しながら、円滑なコミュニケーションを進めることが期待できます。
テキストでのアサーションを実践するポイント
テキストコミュニケーションでアサーションを効果的に行うためには、いくつかのポイントがあります。
- 明確さ: 曖昧な表現を避け、伝えたい内容を具体的に記述します。特に依頼の断りや条件の提示など、重要な意思表示の場合は誤解の余地をなくすことが大切です。
- 丁寧さ: クッション言葉や感謝の言葉を適切に用います。「恐れ入りますが」「〜していただけると幸いです」「ありがとうございます」といった表現が、メッセージ全体の印象を和らげます。
- 一方的な表現を避ける: 相手の状況や立場への配慮を示す一文を加えることで、共感や理解の姿勢を示すことができます。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご無理を言って申し訳ありません」といった表現です。
- 感情的な表現のコントロール: ネガティブな感情をそのままぶつけるような表現は避けます。感情を伝える必要がある場合は、「〜と感じました」のように、「I（私）」を主語にして、客観的な事実と自分の感情を分けて伝える工夫をします。
- ポジティブな表現を心がける: 可能であれば、「〜できません」だけでなく、「〜であれば可能です」「代わりに〜をご提案できます」といった代替案や前向きな提案を加えることで、協力的な姿勢を示すことができます。
- 送信前の見直し: 感情的になっていないか、相手に失礼な印象を与えないか、意図した内容が明確に伝わるかなど、送信前に一度冷静に読み返してみます。
具体的なシチュエーション別例文
ここでは、テキストコミュニケーションでよくあるシチュエーションにおけるアサーションの具体的な例文を紹介します。
シチュエーション1：クライアントからの急な仕様変更依頼を断る（メール）
断り方（アサーティブな表現）
「〇〇様
いつも大変お世話になっております。 △△の件で、〇〇様の仕様変更のご要望について承知いたしました。
ご提示いただいた仕様変更について、現在の納期（〇月〇日）内で対応可能か社内で確認いたしましたところ、追加で●●日程度の作業期間が必要となることがわかりました。
つきましては、誠に申し訳ございませんが、ご希望の仕様変更を全て盛り込む場合、納期を△月△日まで延期させていただくか、または今回の納期内で対応可能な範囲（例：〜まで）に限定させていただくか、どちらかでご調整をお願いできますでしょうか。
お急ぎのところ大変恐縮ですが、プロジェクトの品質を確保するため、ご理解いただけますと幸いです。 ご確認いただけますようお願い申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）」
- ポイント: まず依頼内容をきちんと受け止めたことを伝え（承知いたしました）、希望に添えない理由（納期内で対応できないこと、必要な期間）を具体的に説明します。単に断るだけでなく、代替案（納期変更か範囲限定）を提示することで、協力的な姿勢を示しています。品質確保という理由も添え、プロフェッショナルな視点から判断したことを伝えています。
シチュエーション2：同僚からの業務時間外のチャット依頼を断る
断り方（アサーティブな表現）
「（同僚の名前）さん、メッセージありがとう。 今、業務時間外で対応が難しい状況です。申し訳ありません。 もし緊急の件でなければ、明日の午前中にオフィスで詳しくお伺いできますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。」
- ポイント: 感謝の言葉（メッセージありがとう）から始め、すぐに協力できない理由（業務時間外で対応難しい）を伝えます。単に断るだけでなく、代替案（明日の午前中に対応可能）を提示することで、後日であれば対応できる意思を示しています。
シチュエーション3：家族や友人からの、自分の都合に合わない誘い（チャット）
断り方（アサーティブな表現）
「誘ってくれてありがとう！嬉しいです。 ただ、その日は既に予定が入っていて参加できません。ごめんなさい。 また次の機会にぜひ誘ってください！」
- ポイント: 誘ってくれたことへの感謝と喜びを伝え（ありがとう！嬉しいです）、断りの意思（参加できません）とその理由（既に予定が入っている）を簡潔に述べます。残念な気持ち（ごめんなさい）を伝えつつ、関係性を維持したい気持ち（また次の機会に誘って）を示すことで、角を立てずに断ることができます。
シチュエーション4：自分の要望や確認事項を伝える（メール）
伝え方（アサーティブな表現）
「〇〇様
お世話になっております。（自分の名前）です。 先日ご共有いただいた資料について、一点確認させていただきたい事項がございます。
P.●の「〜について」の項目ですが、具体的な進捗状況について、現時点で把握されている範囲で構いませんので、ご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、〇月〇日までにいただけると幸いです。 ご確認いただけますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）」
- ポイント: 感謝や相手への配慮（お世話になっております、お忙しいところ恐縮ですが）を示しつつ、確認したい具体的な内容（P.●の項目、具体的な進捗状況）を明確に伝えます。期限を伝える場合も、「〜までにいただけると幸いです」のように、依頼の形で丁寧にお願いします。
テキストアサーションをさらに磨くために
テキストコミュニケーションでのアサーションは、練習によって確実に向上します。
- 送信前のレビュー: 書いたメッセージを声に出して読んでみたり、親しい人に確認してもらったりすることも有効です。客観的に自分のメッセージがどのように受け取られるかを知るヒントになります。
- テンプレートの活用: よく使うアサーティブなフレーズや文章構成をテンプレート化しておくと、いざという時にスムーズに、かつ落ち着いてメッセージを作成できます。
- フィードバックの受け入れ: もし自分のテキストでのやり取りについてフィードバックを受ける機会があれば、それを真摯に受け止めることも成長につながります。
まとめ
メールやチャットなどのテキストコミュニケーションは、現代において自己主張や意思決定を行う上で非常に重要な場となっています。感情やニュアンスが伝わりにくいという特性があるからこそ、アサーションの考え方に基づき、相手を尊重しつつ、明確かつ丁寧な言葉で伝える技術が求められます。
今回ご紹介したポイントや例文を参考に、日々のテキストコミュニケーションにおいて意識的にアサーションを実践してみてください。関係性を損なうことなく、自信を持って自分の意思を伝えることができるようになるはずです。継続的な実践が、より円滑で建設的なコミュニケーションにつながります。